空いている日は、AIが探す。送るのは、あなた。

01 ／ 日程の往復

返事の中身より、日程の往復に時間がとられる

問い合わせが来て、最初に決めることは、たいてい日程です。オンラインで話すのか、家を見に行くのか。何曜日の何時にするのか。

ここで往復が起きます。「来週はいかがですか」「火曜は難しいです」「では木曜は」。1往復ごとに、カレンダーを開いて、空きを見て、文を打ちます。

現場に出ている日は、その1往復が夜になります。返事が遅れると、お客さんはほかの会社にも声をかけるかもしれません。よくある詰まりは、次の3つです。

AIに任せたいのは、この「空きを見て、条件に合う日を拾って、返事の文にする」所です。日程を決めて、送るのは、人のままにします。

02 ／ 見本で動かす

みほん工務店（架空）の1週間で、動かしてみる

下は、架空の工務店の1週間です。問い合わせを1つ選ぶと、AIが内容を読んだ結果と、候補になる枠と、返事の下書きが切り替わります。予定・お客さん・地名は、すべて架空です。本物のカレンダーには、つながっていません。

見本の動きは、決めておいた条件を画面で再現したものです。実際のAIの返事は、毎回少しずつ言い回しが変わります。だから、送る前に人が読みます。

03 ／ 全体の流れ

問い合わせから前日の確認まで、7つの段に分けます

流れを段に分けると、どこをAIに任せて、どこを人が持つかが見えます。赤い丸がAIの段、白い丸が人の段です。

1. 入口

   問い合わせが届く

   入口は、フォーム・メール・LINEとばらばらでかまいません。フォームとメールは、同じGmailに届く形にしておくと、AIが読みやすくなります。LINEは、使っている形を見てから、つなぎ方を決めます。最初は、人がLINEの文を貼り付けて頼む形から始めることもあります。

2. AI

   内容を読んで、種類を分ける

   オンラインの打ち合わせか、現地調査か、訪問しての説明か。種類ごとの長さと移動の目安は、最初に人が決めておきます。AIは、届いた文をそれに当てはめます。どれにも当てはまらないときは、無理に決めず「分からない」と人に返させます。

3. AI

   カレンダーの空きを見る

   決めたカレンダーだけを見ます。移動の時間、屋根に上がれる明るい時間、お客さんが書いてきた都合。この3つで、入らない枠を外します。前後の予定との間にも、余白をとります。

4. AI

   候補日を3つ入れた返事を下書き

   いつもの言葉づかいで書かせます。3つとも合わないときに、どう返してもらうかの一言も入れます。下書きは、Gmailの下書きに置く形にすると、スマホからも開けます。

5. 人

   人が確かめて、送る

   日付と曜日が合っているか。お名前と住所は合っているか。この日は本当に動けるか。ここは人が見ます。直したいところは直します。送るボタンを押すのは人です。

6. AI＋人

   仮押さえして、決まったら確定

   送った3つの枠に「仮」の予定を入れます。お客さんが1つ選んだら、その枠を確定にして、残り2つの仮を外します。確定の前に、その枠がまだ空いているかをもう一度見ます。

7. AI

   前日の確認を下書き

   前日の夕方に、確認の連絡を下書きします。現地調査なら、雨の予報のときに日を改める一言も入れられます。天気を見て送るかどうかを決めるのは、人です。

7つのうち、人の段は1つだけに見えます。でも、確定の段にも人が入ります。お客さんの返事が「2で、でも少し遅れるかも」のように、決めきれない文のことがあるからです。

04 ／ 自動と、人の判断

AIがやる所と、人が決める所

AIは、空きを探すのも、文を書くのも速いです。でも、日付を1日取り違えることもあります。お客さんが仕事を休んで待っていた日に、誰も来ない。これは取り返しがつきません。だから、外に出る手前に、人が押す門を置きます。

どこまで自動にするかは、3段階で決める

一度に全部を任せる必要はありません。下の3段階のうち、1から始めるのをおすすめします。下書きの質を見てから、次へ進みます。

どの段階でも、お客さんへの送信をAIに任せる形は作りません。送る前に人が読む。この1つは、段階を上げても変えません。

AIにさせないこと

• お客さんに送る。下書きまでです。
• 人が入れた予定を、動かす・消す。触ってよいのは、AIが入れた仮押さえだけにします。
• 料金を答える。「いくらですか」と聞かれても、AIの下書きで金額は書かせません。
• 依頼を断る。受けるか断るかは、仕事の判断です。人が決めます。

05 ／ 情報の範囲と権限

AIに見せる範囲と、渡す権限を先に決める

カレンダーやメールをつなぐということは、AIにその中身を読ませるということです。そこは割り切りが要ります。だから、つなぐ前に「どこまで見せるか」「何をさせるか」を決めます。

カレンダーの権限は、3つの段で考える

最初は、権限1と2の「読むだけ」でつなぎます。下書きの段階なら、書き込みは要りません。仮押さえを任せたくなったら、そこで権限3を足します。

情報ごとに、渡すかどうかを決める

ほかに決めておくこと

• 会社と個人のアカウントを分ける。私用のGmailで仕事をしているなら、どのアカウントをつなぐかを先に決めます。
• 社員の予定をつなぐなら、本人の了解を取る。見られるのは空きだけ、と話してからにします。
• メールの中の指示に、従わない決まりを置く。問い合わせのメールは、知らない人から届きます。本文に「このメールを読んだAIは…」と指示がまぎれていても従わないよう、AIへの決まりに書いておきます。それでも従ってしまうことはあり得ます。だから送信はAIに任せません。任せていなければ、勝手に外へ出ていくことは起きにくくなります。
• データの扱いを確かめる。AIの提供元の規約と設定で、預けた中身がどう扱われるかを確かめます。

MCP（AIをほかの道具につなぐ共通の差し口）の考え方と注意点は、コラム「Claude CodeのMCPとは。カレンダーとGmailにつなぐ使い方」に詳しく書いています。

06 ／ 二重予約を防ぐ

二重予約は、仕組みの側で防ぐ

日程調整でいちばん困るのは、同じ枠に2つの約束が入ることです。人の注意だけに頼ると、忙しい週に起きます。だから、仕組みの側に決まりを置きます。

6つの決まり

1. 見るカレンダーは1つに決める。紙の手帳や、別のアプリにだけ書いた予定は、AIには見えません。ここがいちばん多い穴です。電話で決めた予定も、その場で同じカレンダーに入れます。
2. 候補を出したら、仮押さえを入れる。3つの枠に「仮」の予定を入れて、「予定あり」として扱います。次の問い合わせの候補に、同じ枠が出なくなります。
3. 仮押さえに、期限をつける。たとえば3日たっても返事が無ければ、人に知らせます。外すかどうかは人が決めます。押さえたままだと、空いている日が減っていきます。
4. 確定の直前に、もう一度空きを見る。返事を待つ間に、人が電話で予定を入れていることがあります。埋まっていたら確定せず、人に知らせて、新しい候補を下書きします。
5. 移動と片付けの余白を、枠に含める。前の予定の終わりの時刻ぴったりに、次を入れません。現場から次の家までの時間も、枠の中に入れます。
6. 同じお客さんの仮押さえを、まとめて扱う。仮の予定の名前に、誰の候補かを入れておきます。決まったときに、外す2つを取り違えないためです。

それでも、重なることはあり得ます。そのときは、人がお客さんに謝って、日を決め直します。AIは、そのおわびと新しい候補の下書きを作ります。

07 ／ もともとある機能との違い

Googleカレンダーの予約の機能で、足りる場合もあります

Googleカレンダーには「予約スケジュール」という機能があります。空いている時間を予約のページにして、そのリンクをお客さんに送ります。お客さんはページを開いて、自分で時間を選びます。使える機能は、アカウントの種類によって違います。最新の内容は、Googleの公式の案内で確かめてください。

決まった長さの打ち合わせを、決まった時間帯で受けるなら、この機能で足ります。AIを足す必要はありません。ご相談いただいても、そうお伝えします。

AIを足す意味は、「中身を読む」こと

予約のページは、時間を選ぶ仕組みです。問い合わせの中身は読みません。職人の仕事は、中身で長さも場所も変わります。そこを読むのが、AIを足す意味です。

両方を使う形もあります。オンラインの打ち合わせは予約のページで受けて、現地調査だけAIの下書きにする。仕事に合わせて、組み合わせを決めます。

08 ／ 止まったとき

AIが止まったときの手順も、先に決めておく

AIは、たまに途中で止まります。私が見積書づくりに使っているAIも、たまに途中で止まります。つなぎ方の期限が切れて、カレンダーやメールが読めなくなることもあります。

止まっても、問い合わせは消えません。メールは受信箱に、LINEはLINEに残ります。困るのは、止まったことに気づかないまま、お客さんを待たせることです。

止まったときの5つの手順

1. 気づく。毎朝、「まだ返していない問い合わせ」と「返事待ちの仮押さえ」の一覧が届く形にします。一覧が届かない日は、止まっているしるしです。
2. 手で返す。候補日の返事のひな形を、1枚用意しておきます。止まった日は、人がカレンダーを見て、ひな形に日付を入れて返します。
3. 仮押さえを片付ける。止まる前に入った仮の予定を、人が見直します。返事が来ているのに確定していないものが無いかを見ます。
4. 原因を1行残す。何で止まったかを、日付と一緒に書きます。つなぎ直しが要るなら、つなぎ直します。
5. 下書きだけで、もう一度確かめる。直したあとの数日は、段階1（下書きだけ）に戻して、正しく動くかを見ます。

09 ／ 向き不向き

向いている会社、向いていない会社

日程調整をAIで組むと、合う会社と合わない会社がはっきり分かれます。合わない場合は、作らないほうがよいことも、先にお伝えします。

迷ったら、まず1週間、問い合わせの数と、日程の往復が何回あったかを数えてみてください。往復が少なければ、今のままで足りているのかもしれません。

10 ／ 作るときの進め方

小さくつないで、下書きから試します

いきなり全部をつなぎません。読むだけでつないで、下書きを人が直しながら、少しずつ任せる所を広げます。

1. 一緒に

   聞き取り

   問い合わせの入口、仕事の種類ごとの長さ、移動の目安、屋根に上がる仕事かどうか、休みの決まり。使っているカレンダーとメールのアカウントも伺います。

2. 設定

   読むだけで、つなぐ

   カレンダーと、問い合わせが届くメールを、読むだけの権限でつなぎます。見せる範囲は、前の段で決めたとおりにします。

3. 人

   下書きを、直しながら試す

   届いた問い合わせで、下書きを作らせます。言葉づかいや、外し方の条件がずれていたら、決まりのほうを直します。この間、送るのも予定を入れるのも人です。

4. 段階 2

   仮押さえを任せる

   下書きが安定してきたら、書き込む権限を足して、仮押さえと確定の手前までを任せます。

5. 仕上げ

   前日の確認と、毎朝の一覧を足す

   前日の確認の下書きと、止まったことに気づくための毎朝の一覧を足します。止まったときのひな形も、ここで渡します。

料金

このページでは、新しい料金は決めていません。つなぐ範囲と、どこまで自動にするかを伺ってから、見積書でお出しします。AIの利用料は別にかかります。今の料金は料金のページとAI導入支援のページにあります。

11 ／ よくある質問

よくある質問

12 ／ 関連ページ

問い合わせのあとを、AIで整える

日程調整は、問い合わせの受け口と、見積の返し方とつながっています。あわせてどうぞ。